REUNIONES MIXTAS EN 2026: CÓMO GARANTIZAR SU VALIDEZ Y EVITAR IMPUGNACIONES

En el entorno corporativo actual, las reuniones de socios y asambleas híbridas (presenciales y virtuales) dejaron de ser una solución excepcional para convertirse en una práctica habitual. Sin embargo, su correcta implementación no es solo un asunto tecnológico, sino principalmente jurídico.

Hoy, tanto la Superintendencia de Sociedades como la práctica judicial han sido claras en un punto: no toda reunión por videoconferencia cumple con los requisitos para ser considerada una asamblea válida. Existe una diferencia importante entre conectarse a una plataforma digital y garantizar condiciones que aseguren la legalidad de las decisiones adoptadas.

Si su empresa continúa realizando votaciones por chat, utilizando enlaces genéricos o sin mecanismos de control adecuados, sus decisiones podrían ser objeto de cuestionamientos e incluso de impugnación. Por ello, es fundamental cumplir con los estándares exigidos por la normativa colombiana, incluyendo lo previsto en el Decreto 398 de 2020.

Para que una reunión mixta sea jurídicamente sólida, es necesario garantizar, como mínimo, los siguientes aspectos:

• Identificación de los participantes: No basta con el nombre visible en pantalla. Se deben implementar mecanismos razonables que permitan verificar la identidad de los asistentes.
• Participación efectiva y simultánea: Todos los participantes, tanto presenciales como virtuales, deben poder intervenir en igualdad de condiciones, ser escuchados y participar activamente en las deliberaciones.
• Verificación del quórum: El quórum no solo debe validarse al inicio de la reunión, sino también en cada decisión. Es recomendable contar con soportes que permitan evidenciar quiénes participaron en cada votación.

Errores frecuentes que pueden afectar la validez:                                                               Algunos errores que pueden afectar la validez de las reuniones mixtas incluyen el uso de herramientas no diseñadas para votaciones formales, la falta de equilibrio en la participación entre asistentes y la continuidad de la reunión pese a fallas de conexión relevantes.

Trazabilidad y soporte  : Más allá de la grabación, es recomendable contar con evidencias que permitan demostrar asistencia, participación y votaciones, en caso de una eventual controversia.

En conclusión, estructurar adecuadamente las reuniones mixtas no solo garantiza el cumplimiento normativo, sino que protege la validez de las decisiones societarias y reduce contingencias legales.