RIESGOS Y RECOMENDACIONES PARA EVITAR LOS LITIGIOS LABORALES

Desde siempre los conflictos judiciales de carácter laboral son una de las mayores preocupaciones para el sector empresarial, para ello, constantemente se buscan estrategias para mitigar el impacto que puede generar un proceso judicial mal gestionado.

Acoger un conjunto de buenas prácticas se hace fundamental para disminuir los riesgos legales. Es bien sabido que, los conflictos laborales van revestidos de una reclamación o inconformidad del trabajador por las actuaciones que el empleador desplegó durante una relación laboral, dependiendo del caso, un solo proceso judicial puede traer consigo un sinnúmero de sanciones, pagos retroactivos y reintegros que no solamente afectan los estados financieros de una compañía, si no también, el aspecto reputacional que es sin duda de gran relevancia para el sector empresarial.

En el campo litigioso se suele observar que muchos de los procesos judiciales de estas características inician no solo por incumplimientos de carácter legal, también inician por deficiencias en la comunicación, falta de orden interno, incluso falta de conexión con lo que le pasa al otro en el entorno corporativo.

Tener relaciones laborales encubiertas o contratos realidad dentro de las organizaciones, suele ser una de las practicas más recurrentes, en algunos casos por desconocimiento, la costumbre mercantil o teorías basadas en el argumento del costo que representa para el empresario costear una carga prestacional tan costosa, sin embargo, el riesgo es bastante alto cuando al trabajador se le facilita probar la subordinada dependencia, la prestación personal del servicio y la onerosidad de la relación contractual. En casos como estos los jueces son inclementes al momento de imponer sanciones y condenas muy cuantiosas que en comparación a una contratación adecuada podría ser la razón para dejar a una empresa en una difícil situación económica.

Para casos como el anterior se recomienda en primer lugar evitar la ambigüedad al momento de redactar los instrumentos contractuales, los términos laborales distan mucho del vocabulario que se usa en un contrato civil o comercial, sin embargo es común ver como en un contrato de prestación de servicios se habla de salarios, del cumplimiento de horarios constantes y ni hablar de la evidente subordinación que se emplea en este tipo de contratación; es allí donde la relación laboral oculta sobresale sobre cualquier contrato previamente suscrito.

Tener un contrato con clausulas claras, un plan de trabajo establecido, justificar actividades, y evitar la perpetuidad de este tipo de contratos son algunas de las recomendaciones más acertadas para evitar que una contratación que en principio tenía su origen en la normatividad civil o comercial, se convierta en una relación laboral sujeta a las obligaciones y responsabilidades que ello implica.

Otro aspecto al que las empresas le restan importancia es al reglamento interno de trabajo, este documento contiene las reglas que definen la relación laboral, en ellas se establecen horarios, prohibiciones, responsabilidades, faltas que la empresa considera graves o leves, las sanciones, políticas, normas de convivencia, exigencias de seguridad y salud en el trabajo y un aspecto importantísimo al momento de las terminaciones de contrato por justa causa y es el proceso disciplinario.

Hacer un simple llamado de atención sin el debido proceso no sirve como antecedente para justificar la terminación de un contrato de trabajo, es una prueba de la reiteración de la falta, pero de ahí a que sea un motivo para terminar un contrato es muy diferente. Realizar de manera inadecuada un proceso disciplinario puede convertir un despido en injusto y por tanto ineficaz.

Elaborar un buen reglamento interno de trabajo, socializarlo, publicarlo y hacerlo útil para la empresa, suele ser una herramienta a la cual las áreas de gestión humana pueden convertir en su aliado estratégico para saber cómo actuar en caso de presentarse incumplimientos a las políticos, proceso y procedimientos allí establecidos, además, en caso de litigio será muy útil para probar que la empresa actuó conforme a los lineamientos establecidos y salir airosos de un conflicto judicial.

Es muy recurrente que, aunado a lo anterior, el empleador contabilice de manera inadecuada las horas extra a causa de la falta de control y registro de las horas laboradas, jornadas extenuantes sin remuneración adicional a la jornada ordinaria, incumplimiento en la jornada reglamentaria, lo que evidentemente trae como consecuencia el pago de nómina mal realizado.

Casos en los que no se entrega la dotación en las fechas que corresponde o entregarla de manera incompleta, no consignar las cesantías a un fondo de pensiones, no contar con lineamientos bien estructurados de seguridad y salud en el trabajo, el impago de la seguridad social, son los aspectos que generalmente son reclamados por los trabajadores frente a los estrados judiciales trayendo consigo sanciones, indemnizaciones y pagos retroactivos de alto valor.

Evitar los litigios laborales es uno de los grandes retos que el sector empresarial debe sortear por lo que adoptar medidas rigurosas adicionales a las ya mencionadas, minimiza el impacto que puede generar los litigios laborales:

Control de tiempo y remuneraciones: Implementar sistemas fiables de control de jornada y de pago de horas extras, con registros que permitan comprobar cumplimiento y evitar reclamaciones por horas y recargos.

Cumplimiento de prestaciones y seguridad social: Consignar oportunamente cesantías, afiliaciones y pagos a seguridad social; documentar entregas de dotación y prestaciones para prevenir reclamos por incumplimiento.

Gestión de SST y prevención: Mantener lineamientos de seguridad y salud en el trabajo actualizados y aplicados; conservar evidencias de formaciones, comités y protocolos.

Cultura organizacional y comunicación: Fomentar canales abiertos de diálogo con los trabajadores para resolver inconformidades antes de que escalen a vías judiciales.

La prevención exige inversión en procesos, capacitación y documentación: es costosa solo en apariencia, pero mucho menos onerosa que las consecuencias de un litigio mal gestionado.