LA IMPORTANCIA DE LA ASAMBLEA ORDINARIA EN EL PRIMER TRIMESTRE DEL AÑO: UNA OBLIGACIÓN LEGAL Y UNA BUENA PRÁCTICA CORPORATIVA.

Los primeros meses del año son determinantes para el adecuado funcionamiento de cualquier sociedad comercial. De acuerdo con el Código de Comercio, todas las sociedades sin importar su tipo societario o el número de socios o accionistas deben celebrar su reunión ordinaria del máximo órgano social dentro de los tres (3) primeros meses del año y en todo caso, antes del 31 de marzo.

Esta obligación aplica incluso cuando existe un único accionista o socio, como ocurre en muchas Sociedades por Acciones Simplificadas (SAS). En estos casos, las decisiones deben adoptarse formalmente y dejarse debidamente documentadas, tal como si se tratara de una asamblea con pluralidad de socios.

Uno de los puntos centrales de esta reunión es la aprobación de los estados financieros correspondientes al ejercicio cerrado a 31 de diciembre de 2025. Este análisis permite conocer la situación real de la sociedad y sirve de base para decisiones clave como la distribución de utilidades, la constitución de reservas, capitalización de resultados o la adopción de medidas correctivas frente a eventuales pérdidas.

La asamblea ordinaria también es el espacio natural para revisar el comportamiento general de la sociedad durante el año anterior, evaluar la gestión del representante legal, la gerencia y demás órganos sociales, verificar el cumplimiento de sus funciones, la ejecución del objeto social y definir lineamientos estratégicos para el nuevo período.

Es fundamental que todas las decisiones adoptadas queden consignadas en actas que cumplan con los requisitos del Código de Comercio y que reposen en los libros debidamente registrados ante la Cámara de Comercio, pues estas constituyen plena prueba de las determinaciones sociales. Su ausencia, elaboración incorrecta o falta de registro puede generar sanciones, desorden interno y afectar la seguridad jurídica de la sociedad frente a terceros y autoridades.

En conclusión, la asamblea ordinaria no debe verse como un trámite meramente formal, sino como una herramienta esencial de cumplimiento legal, buen gobierno corporativo y organización empresarial.

Desde nuestra firma acompañamos a las sociedades en la preparación de sus asambleas ordinarias ,elaboración de actas, actualización de libros y registros ante la Cámara de Comercio, garantizando cumplimiento normativo, transparencia y solidez jurídica para el año en curso.