La DIAN aclara que la consulta de facturas en páginas web no sustituye la obligación de entrega de la factura electrónica

La DIAN expidió una adición al Concepto Unificado No. 0106 del 19 de agosto de 2022, sobre la obligación de facturar y el Sistema de Factura Electrónica, en la que precisó los alcances del deber formal de expedición y entrega de la factura electrónica de venta, conforme a la normativa vigente.

El pronunciamiento se emite en ejercicio de la facultad prevista en el artículo 56 del Decreto 1742 de 2020 y adiciona el numeral 3.1.6.6 al Descriptor 3.1.6, relativo a la expedición y entrega de la factura electrónica.

La entrega de la factura está estrictamente reglada

Según la DIAN, el deber formal de expedir la factura electrónica solo se entiende cumplido cuando el facturador realiza la entrega efectiva al adquirente, en los términos previstos en el artículo 35 de la Resolución DIAN 000165 de 2023. La forma de entrega depende de si el adquirente tiene o no la calidad de facturador electrónico.

Cuando el adquirente sí es facturador electrónico, la entrega debe realizarse:

• Por correo electrónico a la dirección suministrada en el proceso de habilitación, o al medio electrónico indicado por el adquirente, o

• Mediante transmisión electrónica directa entre los servidores del facturador y del adquirente, siempre que exista acuerdo entre las partes.

En el caso de adquirentes no facturadores electrónicos, la entrega puede efectuarse, entre otros medios:

• Por correo electrónico en formato de representación gráfica o en formato electrónico de generación,

• Mediante la impresión de la representación gráfica,

• A través de transmisión electrónica entre servidores, si existe acuerdo,

• O, si el adquirente no informa un medio de recepción, mediante la impresión de la representación gráfica.

La consulta web no equivale a entrega de la factura

La DIAN fue enfática en señalar que, aunque no existe prohibición para que las partes acuerden habilitar un espacio de consulta de la factura en la página web del facturador, este mecanismo no reemplaza ni suple la obligación de entrega exigida por la normativa vigente.

En consecuencia, permitir que el adquirente consulte la factura en un portal web constituye únicamente un medio informativo o de consulta, pero no acredita el cumplimiento del deber formal de expedición, si no se realiza la entrega por alguno de los canales expresamente autorizados en el artículo 35 de la Resolución 000165 de 2023.

No es válido pactar medios distintos a los previstos en la norma

El pronunciamiento aclara que ni siquiera el acuerdo previo entre el facturador y el adquirente habilita el uso de medios distintos a los expresamente señalados en la regulación vigente. Si se utilizan canales diferentes a los previstos en la norma, no se entiende cumplida la obligación de expedir la factura electrónica de venta.

Finalmente, la DIAN aclaró que algunas afirmaciones contenidas en doctrina previa —en particular en el numeral 3.1.6.2 del mismo Concepto Unificado— fueron emitidas bajo la vigencia del Decreto 2245 de 2015, cuando existía el Catálogo de Participantes de Factura Electrónica, el cual permitía acordar otros esquemas de entrega. Este marco normativo ya no se encuentra vigente, razón por la cual tales consideraciones no resultan aplicables en el régimen actual.

DIAN, concepto 1831 [18067] de 2025