La DIAN aclara requisitos técnicos para softwares propios y adquiridos en el sistema de facturación electrónica

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) amplió el Concepto Unificado sobre Obligación de facturar y Sistema de Factura Electrónica, incorporando el subnumeral 3.1.3.1 al Descriptor 3.1.3. Con esta adición, la entidad precisó las diferencias entre desarrollo informático propio y desarrollo informático adquirido, así como los requisitos técnicos que deben cumplirse para que puedan ser aprobados en el proceso de habilitación.

Diferencia entre software propio y adquirido

• Desarrollo propio: corresponde al software construido directamente por el facturador.

• Desarrollo adquirido: es aquel comprado a un tercero.

En ambos casos, los programas deben cumplir con los requisitos previstos en el artículo 28 de la Resolución 000165 de 2023, así como en los anexos técnicos de los documentos del sistema de facturación electrónica.

Procedimiento de habilitación

La DIAN recordó que antes de expedir facturas electrónicas, el facturador debe pasar por el proceso de habilitación, que exige:

1. Identificar el tipo de software a utilizar (propio, adquirido, servicio gratuito de la DIAN o a través de proveedor tecnológico).

2. Probar el software en el “Ambiente de producción en habilitación” dispuesto por la DIAN.

3. Demostrar que el sistema cumple con las condiciones técnicas y tecnológicas necesarias para la generación, transmisión, validación y expedición de la factura electrónica.

Requisitos técnicos y funcionales

El software debe permitir:

• Expedir facturas electrónicas y documentos equivalentes electrónicos.

• Generar y transmitir notas débito y crédito.

• Garantizar interoperabilidad con los demás documentos electrónicos del sistema.

• Cumplir con las validaciones y reglas señaladas en los anexos técnicos.

Diferencia con la habilitación de proveedores tecnológicos

La DIAN aclaró que el procedimiento de habilitación para facturar no se equipara al que deben cumplir las personas jurídicas que buscan registrarse como proveedores tecnológicos, regulado en el artículo 1.6.1.4.2.4 del Decreto 1625 de 2016 y el artículo 55 de la Resolución 000165 de 2023.

Tanto los softwares propios como los adquiridos deberán superar la etapa de pruebas en el ambiente dispuesto por la DIAN. Solo así podrán ser utilizados por los contribuyentes para dar cumplimiento al deber formal de facturar electrónicamente en los términos de la normativa vigente.

DIAN, concepto 1169(013246) de 2025