Es posible la entrega de dotación laboral mediante bonos

El Ministerio del Trabajo emitió un concepto jurídico que autoriza a las empresas entregar la dotación de calzado y vestido de labor a través de bonos o tarjetas recargables, siempre que cumplan condiciones específicas para garantizar su uso exclusivo en elementos de trabajo.

La consulta fue presentada por la empresa Flota Guaitara S.A., que preguntó si era posible entregar la dotación de calzado a sus trabajadores mediante bonos tarjetas recargables para que los empleados pudieran adquirir el calzado directamente.

¿Qué establece la ley sobre dotación?

El Ministerio recordó que según el artículo 230 del Código Sustantivo del Trabajo, todo empleador que tenga uno o más trabajadores permanentes debe suministrar cada cuatro meses, de forma gratuita, un par de zapatos y un vestido de labor a los trabajadores que ganen hasta dos veces el salario mínimo vigente. Esta prestación aplica para trabajadores que hayan cumplido más de tres meses de servicio.

La dotación debe ser apropiada para las labores que desempeñan los trabajadores y acorde con el ambiente donde ejercen sus funciones. Las fechas obligatorias de entrega son el 30 de abril, 31 de agosto y 20 de diciembre de cada año.

Prohibición de pago en dinero se mantiene firme

El concepto reafirma que está terminantemente prohibido compensar la dotación en dinero, como establece el artículo 234 del Código Sustantivo del Trabajo. Esta norma busca garantizar que los trabajadores efectivamente utilicen los elementos en sus labores diarias y no los conviertan en dinero para otros fines.

La Corte Suprema de Justicia ha explicado que el objetivo de esta dotación es que el trabajador la use en las labores contratadas, y es obligatorio que lo haga para no perder el derecho en el siguiente período. Por tanto, carece de sentido entregar dotación cuando el trabajador ya no está activo.

Los bonos sí son válidos bajo ciertas condiciones

Basándose en un concepto previo del año 2006, el Ministerio confirmó que la entrega de bonos para reclamar dotación es jurídicamente válida, pues el legislador no especificó el mecanismo exacto de entrega. Sin embargo, estableció condiciones estrictas para su uso.

Los bonos de dotación deben ser intransferibles, no pueden representar valores monetarios, ni ser negociables. El empleador debe tomar todas las medidas necesarias para que los bonos sean de uso exclusivo de los trabajadores y únicamente para adquirir elementos de trabajo, no para ningún otro propósito.

El Ministerio aclaró que la dotación de calzado y vestido no debe confundirse con los elementos de protección personal (EPP). La dotación es una prestación social que se entrega bajo condiciones específicas de salario y tiempo de servicio, mientras que los elementos de protección personal se deben suministrar a todo el personal que los requiera, sin importar su ingreso o antigüedad.

Consecuencias por incumplimiento

Cuando un empleador no suministra la dotación durante la vigencia del contrato, no queda automáticamente liberado de responsabilidad al terminar la relación laboral. En estos casos, debe aplicarse la regla general de que el incumplimiento contractual genera derecho a indemnización de perjuicios.

Sin embargo, si el contrato termina y el empleador había cumplido con entregar la dotación durante la vigencia de la relación, no existe obligación de entregar elementos adicionales, pues la dotación está diseñada para trabajadores activos.

El incumplimiento en el suministro de dotación puede generar multas de uno a cinco mil salarios mínimos legales vigentes, según criterio del Inspector del Trabajo. Los derechos relacionados con dotación prescriben a los tres años, contados desde que la obligación se hizo exigible.

Dotación voluntaria también es posible

El concepto aclara que si un trabajador por ley no tiene derecho a dotación (por ejemplo, por ganar más de dos salarios mínimos), pero el empleador decide suministrársela para mantener uniformidad en la empresa, puede hacerlo sin cobrar ni descontar valor alguno al trabajador. Esta decisión autónoma del empleador no puede trasladar ningún costo al empleado.

Ministerio del Trabajo, radicado 08SI20257058200100000239 de 2025