No hay sanción específica por la transmisión extemporánea del Documento Soporte de Nómina Electrónica

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) aclaró que actualmente no existe una sanción específica por la transmisión extemporánea del Documento Soporte de Nómina Electrónica (DSNE), ya que las disposiciones sancionatorias del artículo 616-1 del Estatuto Tributario (ET) requieren reglamentación adicional tras su modificación por la Ley 2155 de 2021.

Efectos de la transmisión extemporánea del DSNE

Aunque no hay una sanción directa, la DIAN advirtió que la transmisión tardía puede afectar la deducibilidad de los costos y gastos respaldados en dicho documento. Según la Resolución 000013 de 2021, los costos y gastos asociados a la nómina solo son deducibles si están debidamente soportados en el DSNE y transmitidos dentro del plazo de los diez (10) primeros días del mes siguiente.

Sin embargo, si el contribuyente transmite el DSNE antes de la presentación de la declaración de renta y demuestra la relación laboral y los pagos efectuados, la Administración Tributaria no debe desconocer la deducción de estos costos y gastos, en aplicación de los principios de legalidad, primacía de la sustancia sobre la forma y debido proceso.

Diferencias entre transmisión tardía y omisión del DSNE

La DIAN distingue entre:

1. Transmisión extemporánea: No genera sanción específica, pero es fundamental corregir la omisión antes de la presentación de la declaración de renta para no afectar la deducibilidad.
2. No transmisión del DSNE: En este caso, los costos y gastos que debían estar soportados en dicho documento no serán deducibles.

Procedimiento para subsanar la omisión

Si el sistema impide la carga del DSNE de manera extemporánea, el contribuyente puede registrar una solicitud en el portal PQRS de la DIAN, dirigida a la Subdirección de Factura Electrónica y Soluciones Operativas, explicando el caso concreto y solicitando la habilitación para la transmisión.

El trámite puede gestionarse a través del siguiente enlace:
PQRS DIAN

Conclusión

• No hay sanción específica por transmisión extemporánea del DSNE hasta que se reglamenten las disposiciones del artículo 616-1 del ET.
• La deducibilidad de costos y gastos depende de que el DSNE se transmita dentro del plazo, pero puede aceptarse si se corrige antes de la declaración y se demuestran los pagos y la relación laboral.
• La omisión total del DSNE impide la deducción de los costos y gastos.
• La DIAN dispone de herramientas para subsanar omisiones, como notas de ajuste y solicitudes a través del portal PQRS.

DIAN, concepto 1239 [011042] de 2024