La DIAN ratifica la forma de reporte de cesantías para la nómina electrónica

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) se pronunció sobre el reporte de cesantías para efectos de la nómina electrónica, reiterando su postura expresada en el Oficio N° 912416 del 6 de octubre de 2021.

Consideraciones de la DIAN

En primer lugar, la DIAN subrayó que el documento soporte de pago de nómina electrónica tiene como finalidad respaldar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios, así como los impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas (IVA), conforme a la Resolución 000013 de 2021. Este documento debe reflejar los valores devengados contablemente en el periodo correspondiente, según los artículos 59 y 105 del Estatuto Tributario.

La entidad aclaró que el soporte de pago de nómina electrónica no es equivalente al desprendible de nómina y no sirve como comprobante de ingresos para el trabajador. Su propósito es respaldar los costos, deducciones o impuestos descontables del empleador, por lo que los valores efectivamente pagados al trabajador pueden no coincidir con el costo o deducción registrado en dicho documento.

En cuanto a la naturaleza de los pagos reportados, la DIAN explicó que deben reflejar los valores devengados, deducidos y la diferencia total, derivados de la relación laboral o legal y reglamentaria. Asimismo, destacó que, según la normativa, los «pagos o abonos en cuenta» se reportan mensualmente, incluso si el pago efectivo ocurre en un período distinto.

Por último, la DIAN reiteró que el reporte de cesantías debe realizarse bajo el principio de devengo, es decir, cuando se efectúe el gasto deducible, siempre que no se haya realizado previamente el pago al trabajador. Este enfoque es coherente con el marco normativo vigente y con el objetivo de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021.

DIAN, oficio 08 [900657] de 2022