Estos son los criterios para el acceso de accionistas a las actas de asambleas ordinarias

La Superintendencia de Sociedades emitió un concepto que aclara las condiciones bajo las cuales los accionistas de sociedades anónimas pueden obtener copias de las actas de asambleas ordinarias, incluso fuera del periodo establecido para el derecho de inspección.

El concepto surge como respuesta a una consulta específica sobre si los accionistas de una sociedad anónima pueden conocer y obtener copia del acta de la asamblea ordinaria después de que esta haya sido aprobada y firmada, aun fuera del periodo de derecho de inspección.

1. Deber de los administradores: La Superintendencia establece que, si bien no existe una norma específica que obligue a los administradores a entregar copias de las actas, en ciertas circunstancias esto se convierte en un deber para garantizar los derechos de los accionistas.
2. Situaciones que justifican la entrega de copias: a) Impugnación de decisiones: Cuando un accionista pretende impugnar decisiones tomadas en la asamblea. b) Trámites de ineficacia: Para iniciar procedimientos de reconocimiento de presupuestos de ineficacia de decisiones societarias. c) Defensa de derechos: Para demostrar derechos políticos o patrimoniales en contextos administrativos o judiciales.
3. Derecho de impugnación: Se reafirma el derecho de administradores, revisor fiscal y socios ausentes o disidentes a impugnar decisiones que contravengan la ley o los estatutos, según lo establecido en el artículo 191 del Código de Comercio.
4. Responsabilidad de los representantes legales: Se enfatiza el deber de los representantes legales de velar por el cumplimiento de las disposiciones legales y estatutarias, así como de proporcionar un trato equitativo a todos los socios.
5. Limitaciones al acceso: El concepto aclara que, fuera de las situaciones específicas mencionadas, la sociedad no tiene una obligación general de proporcionar copias de actas a los accionistas.

Esta interpretación de la Superintendencia de Sociedades busca equilibrar dos aspectos fundamentales del gobierno corporativo:

1. Transparencia y acceso a la información: Garantiza que los accionistas puedan obtener la información necesaria para proteger sus intereses y ejercer sus derechos de manera efectiva.
2. Confidencialidad corporativa: Reconoce la necesidad de las sociedades de mantener cierta reserva en sus documentos internos, limitando el acceso indiscriminado a las actas.

SuperSociedades, oficio 220-143837 de 2024