Los contribuyentes o sus apoderados pueden informar múltiples direcciones de correo electrónico como dirección procesal electrónica

En un reciente concepto, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN- ha aclarado que, en los términos de la Resolución 38 de 2020, los administrados o sus apoderados pueden informar múltiples direcciones de correo electrónico como dirección procesal electrónica, desmintiendo la creencia de que solo se podía registrar una única dirección.

Según la normativa vigente, específicamente el artículo 564 del Estatuto Tributario, las decisiones o actos administrativos pueden ser notificados tanto de manera física como electrónica a la dirección procesal señalada por el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante. Esta notificación electrónica se aplicará de manera preferente una vez implementada por la DIAN.

La Resolución 38 de 2020, emitida el 30 de abril, establece que la dirección de correo electrónico y la dirección procesal electrónica son definidas de manera distinta. La dirección de correo electrónico es de uso exclusivo y personal, mientras que la dirección procesal electrónica es aquella señalada expresamente dentro de un proceso tributario. Aunque la resolución utiliza el singular al referirse a estas direcciones, no limita la posibilidad de registrar múltiples direcciones electrónicas.

El Consejo de Estado ha reconocido la posibilidad de múltiples direcciones procesales y ha determinado que la Administración cumple con la notificación al enviar el acto administrativo a cualquiera de las direcciones suministradas. Este criterio fue reafirmado en una sentencia de 2020, la cual sigue siendo pertinente incluso tras la modificación del artículo 564 por el Decreto Ley 2106 de 2019.

Asimismo, la DIAN ha indicado que si el acto administrativo se envía a varias direcciones electrónicas y se recibe una notificación de error en una de ellas, el acto se considera notificado si fue enviado satisfactoriamente a al menos una de las direcciones proporcionadas. Esto garantiza el principio de publicidad y el derecho al debido proceso.

Finalmente, si una de las direcciones electrónicas suministradas coincide con la registrada en el RUT, esta deberá excluirse, ya que no cumple con los requisitos de una dirección procesal distinta. La Administración debe verificar que las direcciones electrónicas proporcionadas sean efectivamente diferentes a las registradas en el RUT para asegurar una notificación adecuada y conforme a la ley.

La DIAN subrayó así la importancia de la precisión y la claridad en la comunicación de las direcciones electrónicas, reforzando los principios de publicidad y debido proceso en el ámbito tributario.

DIAN, concepto 328 de 2024