Este es el valor jurídico y trámite de las actas aclaratorias al interior de una sociedad

La Superintendencia de Sociedades emitió abordó recientemente, a través de un concepto, varios interrogantes relacionados con las actas aclaratorias de las reuniones de órganos sociales.

Consideraciones de la SuperSociedades

En primer lugar, la entidad recordó que según el Código de Comercio, las decisiones de las juntas de socios o asambleas deben constar en actas firmadas por el presidente y secretario de la reunión, las cuales servirán de prueba de los hechos que contengan. Asimismo, hizo referencia a las normas sobre el registro de libros de actas y las instrucciones impartidas a las Cámaras de Comercio sobre esta materia.

Frente al tema específico de las actas aclaratorias, la Superintendencia citó el artículo 14 del Anexo 6 del Decreto 2420 de 2015, el cual establece dos escenarios en los que se pueden elaborar este tipo de actas:

1. Cuando inadvertidamente se omitan datos exigidos por la ley o el contrato, el presidente y secretario pueden asentar actas adicionales para suplir las omisiones.
2. Cuando se trate de aclarar o hacer constar decisiones de los órganos sociales, el acta adicional debe ser aprobada por el respectivo órgano o por las personas designadas para tal efecto.

Con base en lo anterior, la entidad concluyó que las actas iniciales y aclaratorias tendrán valor probatorio siempre que cumplan los requisitos legales para su elaboración. En cuanto al trámite de registro, se aplicarán las reglas generales previstas para los libros de actas.

Adicionalmente, se enfatizó que las actas aclaratorias deben observar las formalidades del artículo 14 del Anexo 6 del Decreto 2420 de 2015, especialmente la aprobación por parte del órgano respectivo cuando se aclaren o modifiquen decisiones. En estos casos, las Cámaras de Comercio deberán verificar el cumplimiento de este requisito.

Si bien la normatividad no fija un término para elaborar actas aclaratorias, la Superintendencia recomendó hacerlo de manera oportuna para evitar complicaciones futuras que puedan afectar el cumplimiento de las exigencias legales.

Superintendencia de Sociedades, oficio 220-059073 de 2024