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La Superintendencia de Sociedades se pronunció sobre el procedimiento que deben seguir las empresas ante la pérdida de hojas de sus libros de actas oficiales.

Consideraciones de la SuperSociedades

De acuerdo con el pronunciamiento, si se presenta la pérdida de una hoja del libro de actas, incluso si esta no tiene contenido escrito, la compañía debe seguir el trámite correspondiente relacionado con la pérdida y reconstrucción de libros.

La Superintendencia recordó que, según el artículo 11 del Título III del Anexo 6 del Decreto 2270 de 2019, en los libros está prohibido arrancar hojas, alterar su orden o mutilarlos. Por lo tanto, aun cuando la página esté en blanco, se debe reportar su pérdida.

El procedimiento a seguir consiste en denunciar ante las autoridades competentes la pérdida, extravío o destrucción de los libros y papeles, de acuerdo con el artículo 18 del Anexo 6 del Decreto Único Reglamentario 2420 de 2015. Posteriormente, se debe reconstruir el registro dentro de los seis meses siguientes.

La entidad precisó que, si bien el Decreto 19 de 2012 establece que ninguna autoridad puede exigir la presentación de denuncia por pérdida de documentos, esta disposición general no modifica el régimen especial previsto para los libros de comercio. Por lo tanto, las empresas deben realizar la denuncia correspondiente ante las autoridades competentes, salvo que demuestre la imposibilidad de hacerlo. Una vez surtido este trámite, se puede continuar diligenciando el libro de actas, dejando la anotación sobre la pérdida de la página.

SuperSociedades, concepto 220-028338 de 2023

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