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La Superintendencia de Sociedades emitió un pronunciamiento clave sobre el manejo de archivos y documentos de empresas y sociedades que se disuelven o liquidan, sentando un precedente en esta materia.

A través del Oficio 220-032168 del 28 de diciembre de 2023, la entidad respondió una consulta sobre qué ocurre con los archivos de compañías vigiladas por la Superintendencia que entran en liquidación, quién es el responsable de custodiarlos y qué rol asume la entidad en estos casos.

Consideraciones de la SuperSociedades

En su extenso concepto jurídico, fundamentado en el Código de Comercio, la Ley 594 de 2000 sobre gestión documental, decretos reglamentarios y conceptos previos, la Superintendencia dejó claro que será el liquidador quien asuma la responsabilidad de conservar debidamente los libros de contabilidad, actas, registros, comprobantes, soportes y correspondencia de la sociedad liquidada. Esta custodia deberá mantenerse durante los 5 años siguientes a la aprobación de la cuenta final de liquidación.

La Superintendencia advirtió que este plazo de 5 años está fijado expresamente en la ley y no puede ser modificado. Durante ese tiempo, el liquidador debe garantizar la integridad, inalterabilidad y seguridad de la información para los interesados. No obstante, aclaró que la propia entidad no intervendrá ni asumirá la custodia de los archivos, salvo que se configuren causales especiales contempladas en leyes como la 222 de 1995, 1116 de 2006 y el Código de Comercio que la faculten para actuar.

El concepto revisó además los plazos generales de conservación documental fijados en el Código de Comercio y normas del Archivo General de la Nación para documentos contables, laborales y otros.

Superintendencia de Sociedades, concepto 220-032168 de 2023

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