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La Superintendencia de Sociedades se pronunció recientemente sobre los momentos durante los cuales las empresas deben monitorear riesgos, en el marco de la debida diligencia en la celebración de negocios jurídicos.

Consideraciones de la SuperSociedades

La Circular Externa 100-000016 de 2020 establece pautas cruciales para el Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo -SAGRILAFT-. Uno de los aspectos fundamentales abordados es el monitoreo del riesgo, destacando la importancia de que las Empresas Obligadas ejerzan una vigilancia efectiva sobre el perfil de riesgo, especialmente en la detección de Operaciones Inusuales y Operaciones Sospechosas.

Para llevar a cabo un monitoreo efectivo del riesgo LA/FT/FPADM, las Empresas Obligadas deben cumplir, como mínimo, con los siguientes puntos:

    • Realizar un seguimiento periódico y comparativo del Riesgo Inherente y Riesgo Residual de cada Factor de Riesgo LA/FT/FPADM y los riesgos asociados.
    • Desarrollar un proceso de seguimiento continuo que permita la rápida detección y corrección de deficiencias en el SAGRILAFT.
    • Asegurar que los controles sean integrales, se refieran a todos los riesgos y funcionen de manera oportuna, efectiva y eficiente.
    • Garantizar que los Riesgos Residuales se mantengan en niveles de aceptación establecidos por la Empresa Obligada.

La implementación del SAGRILAFT debe ser personalizada, teniendo en cuenta los riesgos específicos de la Empresa Obligada, tales como el lavado de activos, financiación del terrorismo y la fabricación y producción de armas de destrucción masiva. La empresa debe analizar su tipo de negocio, operaciones, tamaño, áreas geográficas de operación y otras características particulares.

Según la Circular, el proceso de Debida Diligencia debe ser monitoreado y actualizado con la periodicidad establecida por la Empresa Obligada, siendo mínimo una vez cada dos (2) años o cuando sea necesario debido a cambios en las condiciones jurídicas y reputacionales de la Contraparte. Es crucial que la Empresa Obligada revise detenidamente la Circular Externa 100-000016 y sus modificaciones para establecer procedimientos y señales de alerta propios respecto al Riesgo de LA/FT/FPADM.

La empresa debe definir su proceso de Debida Diligencia para conocer a las contrapartes, considerando las necesidades y situaciones específicas. Además, debe adoptar Medidas Razonables de Debida Diligencia, basadas en un enfoque de riesgo y la materialidad del mismo. Estas medidas deben ser suficientes y apropiadas para mitigar el Riesgo LA/FT/FPADM, considerando los riesgos propios de la Empresa Obligada.

En cuanto al análisis de las operaciones con contrapartes, la Circular no establece límites específicos sobre la forma en que la Empresa Obligada debe establecer el conocimiento de sus contrapartes o cómo debe actualizar sus bases de datos. La empresa debe cumplir con los parámetros mínimos, pero tiene la responsabilidad de definir mecanismos adicionales y adecuados para cumplir con sus obligaciones, considerando sus circunstancias particulares.

SuperSociedades, oficio 220-328532 de 2023

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