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La Superintendencia de Sociedades emitió un concepto pronunciándose sobre los lineamientos que debe tener un acta de junta directiva y asamblea de accionistas para que estas sean firmadas digitalmente.

Consideraciones de la SuperSociedades

Las actas de junta directiva o asamblea general de accionistas firmadas digitalmente no deben cumplir con requisitos especiales distintos de los contemplados en la ley para cuando se suscriban de manera física. Sin embargo, si se pretende suscribir estas actas utilizando la firma digital, entendida como un valor numérico que se adjunta a un mensaje de datos, es necesario que el acta en cuestión haya sido generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, es decir, que conste en un archivo electrónico, cumpliendo con las disposiciones del artículo 28 de la Ley 527 de 1999. De esta manera, se podrá presentar ante la respectiva Cámara de Comercio para su registro.

El comerciante tiene la responsabilidad de garantizar la conservación de sus libros, ya sean físicos o electrónicos, durante los términos establecidos por la ley, según lo dispuesto en el numeral 11. Independientemente del formato, la inscripción de nuevos libros, ya sean físicos o electrónicos, requiere que el comerciante demuestre ante la Cámara de Comercio correspondiente que el libro anterior está próximo a agotarse. Esto se puede realizar mediante la presentación del propio libro, el certificado del revisor fiscal (si existe dicho cargo), o en su defecto, el contador público.

Es crucial destacar que la numeración de los libros debe ser continua y seguir un orden cronológico, como se reitera en el numeral 3.25 del Título IV del Capítulo III de la Circular Básica Jurídica de esta entidad. De acuerdo con esta disposición, las actas de las reuniones del máximo órgano social deben ser numeradas cronológicamente y de manera continua, asegurando que el número de la primera reunión del año siga al de la última reunión del año anterior.

SuperSociedades, oficio 220-266001 de 2023

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