El Consejo Técnico de la Contaduría Pública -CTCP- ha emitido varios conceptos relacionados con el uso de software contable y la propiedad del mismo en el contexto de los servicios de teneduría de libros de contabilidad. Estos conceptos proporcionan orientación sobre las responsabilidades y obligaciones del contador independiente y la entidad usuaria de sus servicios frente al manejo de la información.
Concepto 2020-0275
- Si el software contable es propiedad del contador independiente que presta servicios de teneduría de libros, se entiende que la entidad usuaria de los servicios ha tomado las medidas necesarias para cumplir con los requisitos de las normas profesionales, legales y reglamentarias.
- En los contratos de prestación de servicios de teneduría de libros, es fundamental establecer la forma en que se conservarán los libros, soportes, comprobantes y archivos de la entidad, que son propiedad de la entidad. Estos documentos, recuérdese, son fundamentales para la elaboración de estados financieros y la presentación de declaraciones tributarias.
- Los soportes y documentos contables son propiedad de la entidad, y la administración de la entidad es responsable de establecer mecanismos adecuados para su conservación y custodia.
- Antes de suscribir el contrato de servicios, se deben acordar los mecanismos para la entrega de archivos, soportes y otros documentos contables en caso de que la contabilidad se lleve en un sistema de información que no sea propiedad de la entidad.
- La falta de entrega de estos documentos por parte del contador independiente representa una falencia en el sistema de control interno de la entidad, y esto podría llevar a un incumplimiento de las obligaciones legales, como la publicación de estados financieros al final de cada período.
Concepto 2021-0052
- Respecto al respaldo (backup) de información, si la propiedad del software contable o su licencia pertenece al contador que presta servicios, la entidad no puede exigir la entrega de un respaldo del software. No existe una obligación automática para que el contador entregue el respaldo una vez concluido su contrato de prestación de servicios, a menos que el contrato estipule lo contrario o se realice un acuerdo por separado.
- Los servicios de teneduría de libros y contabilidad realizados por un contador público deben cumplir con las normas de procedimientos previamente acordados y compilaciones (servicios relacionados). Se espera que en el contrato de prestación de servicios se establezcan las responsabilidades tanto del contador como de la entidad usuaria de los servicios.
- Cuando se suscribe un contrato de trabajo, también se deben considerar las normas que rigen la relación laboral entre los empleados y los empleadores, así como las responsabilidades de los administradores en lo que respecta a la información contable y financiera.
Estos dos conceptos del CTCP destacan la importancia de establecer claramente las responsabilidades y acuerdos en los contratos de prestación de servicios de teneduría de libros y contabilidad, especialmente en lo que respecta a la propiedad del software contable y la entrega de documentos contables.
CTCP, concepto 452 de 2023
