La pérdida de libros de contabilidad puede ser un desafío para las empresas, pero existen procedimientos y regulaciones claras que deben seguirse para hacer frente a esta situación, mantener la transparencia y cumplir con la normativa vigente. A ese propósito la Superintendencia de Sociedades se pronunció recientemente.
Consideraciones de la SuperSociedades
A criterio de la entidad, es fundamental tener en cuenta las siguientes acciones:
- Denuncia de la situación: cuando se enfrenta la pérdida, extravío, destrucción o hurto de los libros de contabilidad, es un deber legal denunciar esta situación ante las autoridades competentes. Este proceso se rige por el artículo 18 del Anexo 6 del Decreto Único Reglamentario 2420 de 2015, que establece que tal circunstancia debe acreditarse al exhibir los libros y debe incluir la constancia de que estaban registrados.
- Reconstrucción de la contabilidad: la ley establece que la información financiera debe ser reconstruida dentro de los seis meses posteriores a su pérdida. Esto implica la utilización de múltiples fuentes, como comprobantes de egreso impresos, copias de seguridad anteriores, estados financieros certificados y dictaminados de períodos anteriores, entre otros. Esta reconstrucción se basa en el artículo 18 del Anexo 6 del DUR 2420 de 2015.
- Inventario en caso de imposibilidad de reconstrucción: si, por alguna razón, no es posible reconstruir la contabilidad a partir de los documentos disponibles, el artículo 18 también establece la opción de realizar un inventario de activos y pasivos a una fecha de corte. Los saldos resultantes de este inventario se considerarán como saldos iniciales para reiniciar la contabilidad.
- Apoyo de copias de terceros: en situaciones en las que no se pueden obtener los documentos necesarios para reconstruir la contabilidad, es posible utilizar copias de los mismos que estén en poder de terceros. Estas copias deben contener una nota que indique que son reposiciones y explique el motivo de la misma, cumpliendo con lo establecido en el artículo 18 del Anexo 6 del DUR 2420 de 2015.
Es importante recordar que el principio de derecho relativo a que «nadie está obligado a lo imposible» es relevante en este contexto. Si no es factible realizar las denuncias respectivas, esta situación deberá probarse adecuadamente.
En síntesis, la pérdida de libros de contabilidad debe manejarse de manera diligente y en estricto cumplimiento con las regulaciones y procedimientos establecidos. Esto garantiza la transparencia y la integridad financiera de las empresas, incluso en situaciones adversas. Los procedimientos mencionados se basan en normativas clave y son esenciales para el buen funcionamiento del sistema contable en el país.
SuperSociedades, concepto 220-184900 de 2023
