El Consejo Técnico de la Contaduría Pública -CTCP- ha emitido un concepto clave que proporciona claridad sobre la impresión y el almacenamiento de comprobantes y soportes contables para empresas que tienen la obligación de llevar contabilidad en Colombia. Lo anterior en el marco de una consulta en la que se planteó si es necesario imprimir en papel los comprobantes y soportes contables, como facturas de venta, egresos y recibos de caja, o si es posible conservarlos en medios magnéticos.
Consideraciones del CTCP
El CTCP se basó en el artículo 6 del título tercero del anexo Nº 6 del Decreto Único Reglamentario 2420 de 2015, que establece los requisitos para los soportes contables. El Consejo enfatizó que, según la ley, los documentos deben ser debidamente fechados y autorizados por quienes intervienen en ellos, pero pueden conservarse impresos o en medios virtuales, siempre y cuando se garantice su verificación.
Bajo el criterio de la entidad, las empresas obligadas a llevar contabilidad en Colombia pueden optar por conservar sus comprobantes y soportes contables en formato digital sin necesidad de impresión en papel. Los ejemplos incluyen facturas, recibos de caja, cuentas de cobro, contratos y otros documentos. Además, se menciona la relevancia de la Ley 527 de 1999 sobre la validez jurídica de los mensajes de datos como complemento.
Es fundamental, en todo caso, que las empresas cumplan con los requisitos legales y garanticen la verificación de sus documentos almacenados digitalmente para cumplir con las regulaciones contables en Colombia.
CTCP, concepto 471 de 2023
