El Ministerio del Trabajo precisó mediante un concepto los elementos fundamentales que integran el proceso disciplinario en el ámbito laboral, como garantía de los derechos fundamentales al debido proceso y la defensa de los trabajadores objeto de este.
Los elementos fundamentales a tener en cuenta son los siguientes:
- Comunicación formal y formulación de cargos:
- La apertura del proceso disciplinario debe ser comunicada formalmente al trabajador, y se deben formular cargos en esta comunicación.
- Los presuntos incumplimientos o faltas del trabajador deben estar previamente establecidos en la ley o el reglamento de trabajo, y deben indicarse claramente al trabajador en la comunicación.
- La enumeración de las faltas puede realizarse en la citación a descargos o al inicio de la diligencia de descargos, y se debe dejar constancia de ello en un acta.
- Traslado de pruebas al imputado:
- La empresa debe comunicar al trabajador las pruebas en las que se basa para la imputación durante la diligencia de descargos.
- Se recomienda hacerlo en la diligencia de descargos, lo que permite al trabajador presentar sus argumentos con respecto a las pruebas y ejercer su derecho de defensa.
- Si el trabajador lo solicita, la diligencia de descargos puede suspenderse para que pueda analizar adecuadamente pruebas complejas o que requieran más tiempo para su análisis.
- Plazo para Formular Descargos y Presentar Pruebas:
- El plazo para que el acusado formule sus descargos, controvierta las pruebas en su contra y entregue pruebas a su favor se establece en la citación a descargos. Debe incluir fecha, hora y lugar de la diligencia y debe indicar la oportunidad para que el trabajador presente pruebas en su defensa.
- Durante la diligencia de descargos, se debe permitir al trabajador el reconocimiento y contradicción de las pruebas en las que se basa la imputación.
- Si el trabajador necesita más tiempo para reunir pruebas en su defensa, este tiempo adicional puede otorgarse, aunque la sentencia no establece un plazo específico. En este caso, se puede suspender la diligencia para programar una nueva o conceder un plazo razonable para la presentación de pruebas por escrito.
- Pronunciamiento definitivo y sanción proporcional:
- Una vez finalizados los descargos, el empleador debe tomar una decisión basada en una evaluación de los hechos, pruebas y la defensa del trabajador. En su decisión, el empleador debe indicar las normas legales o del reglamento de trabajo que han sido violadas.
- Si se impone una sanción, esta debe ser proporcional a la falta, teniendo en cuenta la antigüedad y la historia laboral del trabajador.
- Posibilidad de impugnación:
- En caso de que la empresa no disponga de una segunda instancia interna, no es necesario establecerla, ya que el trabajador tiene el derecho de acudir a la jurisdicción ordinaria para impugnar la decisión del empleador.
- Las comunicaciones sobre la decisión y la política de procedimiento disciplinario deben indicar claramente que «en caso de desacuerdo, se puede acudir a la jurisdicción ordinaria.»
Así las cosas, cuando un empleador considera que un trabajador ha cometido una falta que justifica una sanción disciplinaria o la terminación del contrato laboral con justa causa, es esencial seguir un proceso disciplinario que respete el debido proceso y el derecho de defensa del trabajador.
Aunque el proceso se establece en la empresa, es importante recordar que en caso de disputas relacionadas con un despido con justa causa, la jurisdicción ordinaria laboral es la autoridad competente para resolver el conflicto. Esto se basa en el Convenio 158 de la OIT, ratificado por Colombia y que forma parte del bloque de constitucionalidad.
Ministerio del Trabajo, radicado 05EE2022120300000072076 de 2023
