Sobre el derecho de inspección y sus límites la Superintendencia de Sociedades se ha pronunciado en múltiples ocasiones. Desde la Circular Básica Jurídica de la entidad hasta varios conceptos emitidos han nutrido los lineamientos para su correcto ejercicio al interior de una sociedad.
En palabras de la Superintendencia, este derecho «se circunscribe a aquellos asuntos y documentos que tengan relación directa con las materias o asuntos propios de la reunión ordinaria del máximo órgano social y siempre que no se trate de documentos que versen sobre secretos industriales o información que de ser divulgada pueda ser utilizada en detrimento de la sociedad».
[El secreto empresarial es] cualquier información no divulgada que una persona natural o jurídica legítimamente posea, que pueda usarse en alguna actividad productiva, industrial o comercial y que sea susceptible de transmitirse a un tercero, en la medida que dicha información cumpla con los requisitos establecidos en el artículo 260 de la Decisión 486 de 2000.
El secreto empresarial frente al derecho de inspección es relevante, sostiene la entidad, en el evento en el cual los accionistas de una sociedad tengan a su vez la calidad de competidores, por lo que «dependiendo del caso habrá que revisar si existen razones válidas y suficientes para restringir el acceso a cierta información por pertenecer éstos a un mismo sector productivo y/o mercado, resultando evidente la posibilidad de competencia entre los mismos y, por tanto, de que la información que conozcan en ejercicio del derecho de inspección sea utilizada en detrimento de la sociedad sobre la que se ejerce la inspección».
Documentos objetos del derecho de inspección
El derecho de inspección permite a quien lo ejerce verificar el contenido de los documentos de la sociedad, sin que se tenga derecho a pedir copias ni a realizar anotaciones, enmendaduras o comentarios sobre los documentos que se colocan a disposición.
Son objeto de inspección todos los libros que lleva la sociedad y los demás documentos que establece la ley. Así, entre otros:
- Libros de contabilidad con los comprobantes y documentos que justifiquen los asientos consignados en los mismos;
- La correspondencia que la sociedad dirija y la que reciba que esté relacionada con los negocios sociales, toda vez que forma parte de los papeles del comerciante;
- Los libros de actas de asamblea o junta de socios y de junta directiva (si aplica);
- El libro de registro de socios y de accionistas (o de acciones);
- Los estados financieros de fin de ejercicio y los demás documentos que la junta directiva o el representante legal presentan al máximo órgano social.
Consecuencias de un indebido ejercicio de este derecho
Según lo ha indicado la SuperSociedades, «el ejercicio abusivo del derecho de inspección por parte de los socios o accionistas, puede llegar a comprometer su responsabilidad extracontractual y a generar la consecuente indemnización por los perjuicios que se le pudieren llegar a causar a la sociedad, sin perjuicio de las acciones penales a que hubiere lugar».
De igual forma, la inadecuada supervisión del administrador con respecto al ejercicio del derecho de inspección puede comprometer su responsabilidad personal frente a la compañía, en caso de que produzcan perjuicios cuando quiera que los secretos industriales o la información sensible no sea debidamente protegida. Así mismo puede comprometer su responsabilidad frente a los órganos de supervisión.
SuperSociedades, concepto 220-118294 de 2023
