La Superintendencia de Sociedades fue consultada por un particular sobre el evento en el cual «se registra un acta de asamblea de forma ilegal» ante una Cámara de Comercio, y el procedimiento a seguir en esa situación.
Consideraciones de la SuperSociedades
Las cámaras de comercio, inició recordando la entidad, «son entes corporativos, gremiales y privados, que cumplen una función pública como lo es administrar el Registro Mercantil».
En lo que respecta al acta de asamblea de accionistas el artículo 189 del Código de Comercio establece que:
ARTÍUCLO 189. Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse, además, la forma en que hayan sido convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos en cada caso.
La copia de estas actas, autorizada por el secretario o por algún representante de la sociedad, será prueba suficiente de los hechos que consten en ellas, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. A su vez, a los administradores no les será admisible prueba de ninguna clase para establecer hechos que no consten en las actas.
Así entonces, en el acta «debe quedar evidencia de lo ocurrido en la reunión, así como de los requisitos estatutarios y legales para la realización de la misma, en cuanto a convocatoria y quórum decisorio».
[P]or ende, si se cumple con todos los requisitos legales y estatutarios, y es suscrita por presidente y secretario, prestará mérito probatorio suficiente de los hechos que consten en la misma.
Ahora bien, las actas de los órganos sociales se presumirán auténticas mientras no se compruebe lo contrario mediante declaración de autoridad competente, por lo que el control de legalidad ejercido por las Cámaras de Comercio, al ser taxativo y formal, se limita exclusivamente a la verificación del cumplimiento de los requisitos legales y estatutarios
Considerando entonces el carácter previsto en la norma para las actas, para la SupeSociedades en el evento de que algún interesado desee cuestionar el contenido, veracidad y legalidad del acta, por adulteración de cualquier información contenida en ella, o la realización de actos fraudulentos orientados a la obtención del registro, «deberá hacerlo ante las instancias judiciales competentes para ello, toda vez que dicho estudio escapa de la competencia de las cámaras de comercio».
Lo anterior
[s]in perjuicio de lo anotado sobre el “Sistema Preventivo de Fraudes”, y de que el mismo sea una herramienta que contribuya a la prevención de fraudes, [en la medida en que] éste no modifica el control de legalidad ejercido por las cámaras de comercio, el cual continua siendo muy preciso y formal de acuerdo con lo determinado en la normatividad, pues las circunstancias relacionadas con posibles actos defraudatorios o adulteraciones contenidos en documentos sujetos a registro, deberán ser tratados ante la justicia ordinaria.
SuperSociedades, 220-158587 de 2023
