La Superintendencia de Sociedades fue consultada recientemente sobre la posibilidad que el revisor fiscal apruebe el acta aclaratoria de la Asamblea General de Accionistas en caso que el presidente de aquella no pueda firmarla.
Consideraciones de la SuperSociedades
En los términos del artículo 14 del Anexo Nº 6 – 2019, que hace parte integral del Decreto 2420 de 2015:
ARTICULO 14. LIBROS DE ACTAS. Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los entes económicos pueden asentar en un solo libro las actas de todos sus órganos colegiados de dirección, administración y control. En tal caso debe distinguirse cada acta con el nombre del órgano y una numeración sucesiva y continua para cada uno de ellos.
Cuando inadvertidamente en las actas se omitan datos exigidos por la ley o el contrato, quienes hubieren actuado como presidente y secretario pueden asentar actas adicionales para suplir tales omisiones. Pero cuando se trate de aclarar o hacer constar decisiones de los órganos, el acta adicional debe ser aprobada por el respectivo órgano o por las personas que este hubiere designado para el efecto.
De la transcrita norma la SuperSociedades concluyó en primer término que «cuando se trate de aclarar decisiones de los órganos, el acta adicional debe ser aprobada por el respectivo órgano o por las personas que éste hubiere designado para el efecto».
De otra parte, el artículo 431 del Código de Comercio dispone que:
ARTÍCULO 431. Lo ocurrido en las reuniones de la asamblea se hará constar en el libro de actas. Estas se firmarán por el presidente de la asamblea y su secretario o, en su defecto, por el revisor fiscal.
Las actas se encabezarán con su número y expresarán cuando menos: lugar, fecha y hora de la reunión; el número de acciones suscritas; la forma y antelación de la convocación; la lista de los asistentes con indicación del número de acciones propias o ajenas que representen; los asuntos tratados; las decisiones adoptadas y el número de votos emitidos en favor, en contra, o en blanco; las constancias escritas presentadas por los asistentes durante la reunión; las designaciones efectuadas, y la fecha y hora de su clausura.
A la luz de esta disposición normativa, sostiene la Superintendencia, el revisor fiscal puede firmar las actas de la asamblea «siempre que el mismo hubiere concurrido a la correspondiente reunión». Según la doctrina de la entidad, no es dable que los actuales presidente y secretario firmen las actas en señal de aprobación, «pues no habiendo concurrido a la reunión o reuniones correspondientes a las actas sin aprobar, mal podrían dar crédito de los hechos acaecidos en las mismas».
De allí entonces que:
- Cuando se trate de aclarar decisiones de los órganos, el acta adicional debe ser aprobada por el respectivo órgano o por las personas que éste hubiere designado para el efecto.
- Se debe tener en cuenta si el revisor fiscal participó o no en la asamblea por medio de la cual se aprobó el acta adicional en la cual se aclaró la decisión. En caso de no haber participado, no es posible que el revisor fiscal firme el acta adicional de la asamblea y de fe de la misma, lo anterior, por cuanto éste nunca estuvo en la reunión.
SuperSociedades, oficio 220-217632 de 2023
